Um dos principais desafios da gestão empresarial é promover o aumento da produtividade dos negócios sem comprometer a qualidade nas entregas, onerar as contas com gastos não essenciais nem sobrecarregar equipes desproporcionalmente.
Tudo isso demanda um bom equilíbrio financeiro, elaboração de metas inteligentes e distribuição estratégica de tarefas.
Consolidar sucesso nestas frentes pode parecer uma proposta fora de alcance para um gestor, com a ideia de que sacrificar uma destas fretes é um esforço necessário para se sustentar ganhos mais relevantes.
Mas este não é o desgaste inerente ao processo de escalabilidade nos negócios, é plenamente possível obter os melhores resultados garantindo a saúde interna da empresa em todos os aspectos. E a ferramenta para isso é a auditoria de processos.
Por esta razão nossos especialistas elaboraram este artigo para você compreender o que é a auditoria de processos e como saber como implementá-la em cinco passos na sua empresa.
Boa leitura!
O que é auditoria de processos?
Uma auditoria de processos consiste em um conjunto de estratégias com vistas a promover uma avaliação técnica das práticas de negócio de uma empresa, que tem em vista viabilizar a melhoria e alinhamento constantes com os objetivos centrais do negócio.
Deste modo, sua implementação vem em seguida ao planejamento estratégico dos projetos e busca a otimização do desempenho empresarial.
Para tanto, esta metodologia utiliza o monitoramento dos sistemas de controle para se avaliar se métodos produtivos e composição das equipes estão sendo empregados eficazmente. Assim, uma auditoria de processos visa garantir:
- Mais eficiência e produtividade para a empresa;
- Melhoria no controle de qualidade dos processos;
- Pontualidade nas entregas;
- Prevenir perdas financeiras e de capital intelectual.
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Qual o principal objetivo de uma auditoria de processos?
Seu objetivo central é a implementação do desempenho com qualidade, criando base para uma escalabilidade empresarial com saúde financeira.
Em mesmo nível de importância, visa verificar se os mecanismos de controle implementados são muito severos — criando entraves — ou mais flexíveis que recomendável — gerando assim brechas que comprometam o padrão de desempenho ou qualidade dos serviços.
Agora que você já conhece os objetivos de uma auditoria de processos, veja como implementar esse mecanismo em sua empresa.
Como fazer a auditoria de processos em 5 passos
1. Planeje a auditoria
Nesta etapa, deve-se definir o escopo da auditoria, definindo os processos a serem analisados e os profissionais destacados para operacionalizar a auditoria. O monitoramento pode abarcar o negócio na totalidade ou se focar em uma área de produção específica.
O objeto de análise da auditoria deve ser definido com base no impacto que produzirá para o desempenho final do negócio, e para tanto, deve-se estudar com cautela quais as prioridades para o momento empreendedor que seu negócio atravessa.
Nesta etapa, também é importante definir um cronograma para a auditoria de processos e com qual periodicidade os processos serão revisados.
2. Mapeamento os processos a serem auditados
Após ter o planejamento de auditoria de processos em mãos, é o momento de definir o fluxograma de como o processo será colocado em prática, definindo atividades, metodologias aplicadas e estabelecendo um parâmetro de desempenho mínimo a ser atingido por cada setor auferido.
Mensurar as estratégias e tecnologias empregadas em cada atividade e analisar a coerência dos recursos implementadas com a real situação da empresa.
Verifique tanto se são suficientes quanto se são economicamente viáveis. Identifique riscos a serem mitigados e oportunidades de aprimoramentos.
3. Estruture a metodologia da auditoria de processos
Após verificar e levantar os recursos de que dispõe para a execução dos projetos, verificar os eventuais riscos e compreender o funcionamento das atividades, formule os mecanismos de controle internos e crie um roteiro de execução em conjunto com a equipe responsável pela realização da auditoria de processos.
Busque priorizar o engajamento da equipe e garantir uma comunicação eficiente e transparente entre os gestores responsáveis por cada etapa de análise. Isso irá favorecer a entrega de resultados correntes ao final do processo. Feito isso, é momento de executar a auditoria de processos.
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4. Crie projetos de otimização a partir dos resultados apurados
Após a realização da auditoria de processos, é momento de apurar os resultados obtidos e apurar quais foram os gargalos identificados em cada frente operacional ou setor.
Com estes dados em mãos, é o momento de reunir os profissionais estratégicos para criar um projeto de corpo para elaborar iniciativas de otimização e de desempenho.
Com o plano estratégico criado a partir dos dados da auditoria de processos deve focar-se não só na melhoria do desempenho, mas também na elaboração de estratégias de prevenção, controle para prevenção a falhas operacionais e controle de custos.
5. Estabeleça as ações de melhoria
Os dados obtidos pela auditoria de processos oferecem base para a criação de outra ferramenta de gestão empresarial altamente eficiente: o Business Process Improvement (BPI) — ou Melhoria dos Processos de Negócios.
Um dos primeiros passos para implantar um processo de otimização de desempenho operacional é engajar todas as equipes aos objetivos centrais da empresa.
Feito isso, estabeleça estratégias inteligentes que promovam:
- Coerência entre a idealização dos projetos e os objetivos da empresa;
- Mais transparência na comunicação interna;
- Melhoria na organização;
- Menor gasto operacional.
Tudo isso resultará na melhora da produtividade e da qualidade das entregas, impactando positivamente na satisfação do consumidor final, ao reduzir o tempo de espera por produtos ou serviços, e na satisfação de expectativas.
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